☏ +49 (0)234 79204090
✉ mail@data-ex24.de
FAQ - Häufig gestellte Fragen und Antworten
Ab wann kann ich Unterlagen vernichten?
Welche gesetzl. Aufbewahrungsfristen gibt es?
Die Aufbewahrungsfristen sind meistens für kaufmännische Unterlagen vorgeschrieben und liegen zwischen 6-10 Jahre. Für weitere Details folgen Sie dem Link der IHK.
Was muss ich tun, um die Datenvernichtung bei Ihnen in Auftrag zu geben?
Die Datenvernichtung muss gemäß bla bla § 4711 schriftlich beauftragt werden. Bei wiederkehrender Beauftragung bieten wir einen Rahmenvertrag an.
Bitte kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und wir beraten Sie passend zu Ihrem Anliegen.
Wie ist der Ablauf bei der Akten-, Datenträger-, und Festplattenvernichtung?
Nach Abholung der Sicherheitsbehälter mit Ihren Akten, Datenträgern oder Festplatten werden diese auf unser gesichertes Betriebsgelände gebracht. Dort werden diese schnellstmöglich in einem speziellen Schredder derart vernichtet, dass eine Wiederherstellung unmöglich ist.
Das zerkleinerte Material aus diesem Vorgang wird umweltschonend recycelt.
Indem Sie uns mit der Vernichtung Ihrer Akten, Datenträgern oder Festplatten beauftragen, leisten Sie einen Beitrag zur nachhaltigen Nutzung wichtiger Ressourcen.
Kann ich als Privathaushalt
meine Akten ebenfalls bei Ihnen vernichten lassen?
Ja, denn auch in Privathaushalten lagern sensible Daten wie Steuererklärungen, Finanzunterlagen und andere personenbezogene Daten. Unterlagen und Daten eines Privathaushaltes sollten im eigenen Interesse mit der gleichen Sorgfalt vernichtet und entsorgt werden, wie Unternehmensdaten. In der Regel haben Privathaushalte geringere Mengen an Aktenordnern oder anderen Datenträgern zu entsorgen. Bei geringen Mengen ist es daher oft einfacher und günstiger dieser bei uns vor Ort zur Vernichtung abzugeben.
Gibt es eine Mindestmenge für einen Auftrag?
Bei eigener Anlieferung gibt es keine Mindestmenge für einen Auftrag, jedoch gibt es einen Mindestpreis um die Grundkosten abzudecken.
Wichtig für Sie ist, dass bei Abholung und Transport Ihrer Daten auch bei kleineren Mengen verschlossene Sicherheitsbehälter verpflichtend sind. Eine manchmal angefragte „praktische, bequeme und billige“ Lösung, „dem Fahrer ein paar Aktenordner oder Festplatten in einem Beutel zu übergeben“, ist nicht möglich und widerspräche auch dem Grundsatz, die Akten- und Datenvernichtung so sicher wie möglich durchzuführen.
Was kostet mich eine professionelle Aktenvernichtung?
Die Kosten einer professionellen Aktenvernichtung sind von mehreren Faktoren abhängig, wie z. B.:
- Größe und Anzahl der Sicherheitsbehälter für den Auftrag
- Der von Ihnen gewünschte Turnus, in dem die Sicherheitsbehälter geleert werden
Diese Faktoren variieren von Kunde zu Kunde, weswegen eine pauschale Angabe an dieser Stelle nicht möglich ist. Ein Auftrag kommt erst zu Stande, nachdem ein Datenvernichtungauftrag zustande gekommen ist.
Einen Richtwert zu den anfallenden Kosten finden Sie in usnerer Angebots- und Preisübersicht.
Warum sollte ich meine Akten überhaupt vernichten?
Kann ich meine Akten kann nicht einfach im Altpapier entsorgen?
Gemäß den Vorgaben der DSGVO sind Unternehmen, Vereine und Behörden verpflichtet, personenbezogene Daten zu schützen und auf Wunsch zu löschen bzw. zu vernichten. Um einen unbefugten Zugriff zu verhindern, ist die vollständige und unwiederbringliche Vernichtung der entsprechenden Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus muss die Vernichtung der Daten nachvollziehbar dokumentiert sein.
Eine dauerhafte Lagerung von Daten erhöht das Risiko eines unbefugten Zugriffs und ist u. a. auch deswegen nicht im Interesse von Unternehmen oder Privatpersonen. Neben den Vorgaben der DSGVO liegt es auch im Eigeninteresse, bestimmte Daten zu schützen.
Wer möchte schon, dass persönliche Dokumente oder interne Informationen über Firmenfinanzen in fremde Hände gelangen? Allein schon aus diesem Grund verbietet sich die Entsorgung von sensiblen Daten über das Altpapier oder den Hausmüll. Um dieser wichtigen Thematik den nötigen Nachdruck zu geben, sieht die DSGVO zudem empfindliche Sanktionen vor, sollte ein Verstoß gegen deren Richtlinien entdeckt werden.
Warum ist es sinnvoll einen professionellen Dienstleister mit der Aktenvernichtung zu beauftragen?
Im Prinzip ist es tatsächlich möglich, einige Dokumente mit einem büroüblichen Schredder zu vernichten.
Haben Sie aber Dokumente, deren Vernichtung ein hohes Maß an Sicherheit verlangt, stoßen Sie mit einem Büro-Schredder schnell an Grenzen. Zudem ist es wirtschaftlich effizienter ein professionelles Unternehmen mit der Aktenvernichtung zu beauftragen, da hier die Vernichtung sehr viel schneller durchgeführt werden kann und direkt im Anschluss die Entsorgung durchgeführt wird.
Was bedeutet die „Schutzklasse“ und die „Sicherheitsstufe“ bei der Aktenvernichtung?
Mit den Begriffen „Schutzklasse“ und „Sicherheitsstufe“ definiert die DIN 66399 einerseits den Schutzbedarf von Daten (Schutzklasse 1-3) sowie die regulatorischen und technischen Bedingungen/Voraussetzungen (Sicherheitsstufe 1-7) für die Vernichtung der Datenträger.
Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner ist die Partikelgröße der vernichteten Datenträger.
Welcher Sicherheitsbehälter ist der richtige für mich?
Der richtige Sicherheitsbehälter ist abhängig von der Menge der Akten oder Datenträger, sowie von der Art (z.B. Aktenordner, CDs, Festplatten). Des Weiteren beeinflußt der Aufstellort erheblich die Wahl des Sicherheitsbehälters z.B. aufgrund der logistischen Beschaffenheit oder Zugängigkeit.
Wie viele Aktenordner passen in einen Sicherheitsbehälter?
Können die Deckel der Sicherheitsbehälter zur schnellen Befüllung geöffnet werden?
Ja, auf Anfrage erhalten Sie einen Schlüssel für Ihre Behälter bei der Anlieferung. Der Schlüssel wird einer berechtigten/verantwortlichen Person ausgehändigt, welche im Weiteren auch die Aufsicht über die Befüllung übernimmt und gewährleistet, dass der Behälter wieder verschlossen wird.
Ein unbeaufsichtigter, offener Sicherheitsbehälter ist ein Risiko und widerspricht den Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit.
Was darf in den Sicherheitsbehälter?
Je nach Art des Sicherheitsbehälter (zu erkennen an der Farbe) dürfen folgende Gegenstände eingebracht werden:
Blauer Behälter = Aktenordner / Papier
Grüner Behälter = Datenträger (Festplatten, CDs, USB-Sticks)
Da das zerkleinerte Material der Vernichtung separat dem Recycling
zugeführt wird, sollte z. B. vermieden werden, Aktenordner und
Festplatten in einem Behälter zu geben.
Aus Sicherheitsgründen dürfen keine akku- oder batteriebetriebenen Datenträger (z.B. Mobiltelefone) eingeführt werden.
Kann ich bei Ihnen elektronische Geräte, wie z.B. Laptops, PCs oder Handys entsorgen?
Elektronische Geräte, sowie sämtliche weitere Wertstoffe können über unsere verbundenes Unternehmen Edel Metall Contor fachgerecht entsorgt werden.
Müssen Materialien wie Plastikhüllen oder Büroklammern von Dokumenten getrennt werden?
Büro- und Heftklammern sind kein Problem. Der Anteil an Plastikhüllen oder Kunststoff sollte bei max. 10 % des Gesamtmaterials liegen. Die Trennung von Metall und Papier ist technisch ohne großen Aufwand durchführbar. Bei Kunststoffen ist das nicht so einfach. Da das zerkleinerte Material anschließend recycelt wird, sollte der Kunststoffanteil möglichst gering sein.
Erhalte ich nach Erledigung des Auftrages ein Zertifikat, mit dem ich die datenschutzrechtlich konforme Vernichtung meiner Daten belegen kann?
Ja, Sie erhalten automatisch nach Vernichtung Ihrer Daten ein
„Vernichtungszertifikat“. Mit diesem können Sie belegen, dass Ihre Akten
datenschutzrechtlich konform vernichtet wurden.
data-ex 24, Herzogstr. 6, 45807 Bochum
© 2023 data-ex 24 – Alle Rechte vorbehalten